Kela ja maistraatti eivät pääsääntöisesti hyväksy konekäännöstä virallisena asiakirjana. Molemmat viranomaiset edellyttävät, että vieraskieliset asiakirjat käännetään auktorisoidun kääntäjän toimesta tai muulla viranomaisen hyväksymällä tavalla. Tämä artikkeli käy läpi, miksi konekäännös ei riitä, mitä virallinen käännös tarkoittaa käytännössä ja miten saat viranomaiskelpoisen käännöksen nopeasti.
Mitä viranomainen tarkoittaa ”virallisella käännöksellä”?
Virallinen käännös tarkoittaa käännöstä, jonka on laatinut auktorisoitu kääntäjä tai joka on muuten todistettu oikeaksi asianmukaisesti. Suomessa auktorisoitu kääntäjä on Opetushallituksen järjestämän auktorisointikokeen läpäissyt ammattilainen, jolla on oikeus vahvistaa käännös omalla allekirjoituksellaan ja leimallaan viralliseksi.
Oikeaksi todistettu käännös sisältää kääntäjän vakuutuksen siitä, että käännös vastaa alkuperäistä asiakirjaa sisällöltään ja merkitykseltään. Viranomainen voi tällöin luottaa siihen, että asiakirjan tiedot on välitetty oikein kohdekielelle. Pelkkä automaattinen käännöstyökalu ei pysty antamaan tätä vakuutusta eikä kantamaan siitä vastuuta.
Hyväksyykö Kela konekäännöksen hakemuksen liitteenä?
Kela ei hyväksy konekäännöstä virallisena käännöksenä hakemuksen liitteenä. Kelan ohjeistuksen mukaan vieraskieliset asiakirjat, kuten ulkomaiset todistukset tai tuloasiakirjat, on toimitettava suomeksi tai ruotsiksi käännettyinä, ja käännöksen on oltava auktorisoidun kääntäjän tekemä.
Käytännössä tämä koskee esimerkiksi tilanteita, joissa hakija toimittaa Kelalle ulkomaisen syntymätodistuksen, vihkitodistuksen, työtodistuksen tai lääkärinlausunnon. Jos asiakirja on alun perin laadittu muulla kielellä kuin suomeksi tai ruotsiksi, Kela pyytää siihen liitettäväksi virallisen käännöksen. Konekäännöspalvelujen, kuten DeepL:n tai Google Translaten, tuottamat tekstit eivät täytä tätä vaatimusta, sillä ne eivät ole auktorisoidun ammattilaisen vahvistamia.
Puutteellinen tai hylätty käännös voi viivästyttää hakemuksen käsittelyä merkittävästi. Siksi on tärkeää toimittaa Kela-käännös heti oikeassa muodossa.
Hyväksyykö maistraatti konekäännöksen henkilöstatus- tai rekisteröintiasioissa?
Maistraatti eli Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ei hyväksy konekäännöstä virallisena asiakirjakäännöksenä henkilöstatusasioissa tai rekisteröinneissä. Väestörekisteriin liittyvissä asioissa, kuten avioliiton rekisteröinnissä, nimenmuutoksessa tai ulkomaisen syntymätodistuksen toimittamisessa, vaaditaan auktorisoidun kääntäjän tekemä maistraattikäännös.
Maistraatin käsittelemät asiakirjat ovat usein oikeudellisesti merkittäviä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja. Virheellinen tai epätäydellinen käännös voi johtaa vääriin merkintöihin väestörekisterissä tai hakemuksen hylkäämiseen kokonaan. DVV edellyttääkin, että käännös on tehty ammattimaisesti ja sen oikeellisuus on vahvistettu asianmukaisesti.
Miksi konekäännös ei kelpaa juridisissa ja viranomaisasiakirjoissa?
Konekäännös ei kelpaa juridisissa ja viranomaisasiakirjoissa, koska se ei pysty tulkitsemaan oikeudellisia termejä oikein, ei ota huomioon eri maiden oikeusjärjestelmien välisiä eroja eikä kanna juridista vastuuta käännöksen oikeellisuudesta. Automaattiset käännöstyökalut tekevät virheitä erityisesti erikoistuneessa ammattikielessä.
Juridinen käännös edellyttää syvällistä ymmärrystä sekä lähdekielen että kohdekielen oikeusjärjestelmistä. Esimerkiksi sopimusehdot, vastuulausekkeet tai tuomioistuinasiakirjojen termit voivat tarkoittaa eri oikeusjärjestelmissä eri asioita. Kääntäjän on osattava valita oikea vastine, joka vastaa paikallista oikeudellista kontekstia, ei vain sanasanaista käännöstä.
Lisäksi konekäännöstyökalut eivät kykene tunnistamaan asiakirjan rakennetta tai muotoseikkoja, jotka voivat olla oikeudellisesti merkityksellisiä. Pienikin käännösvirhe voi muuttaa asiakirjan oikeudellista sisältöä ja aiheuttaa vakavia seurauksia esimerkiksi sopimuksissa tai tuomioistuinmenettelyssä.
Kuka voi tehdä virallisesti hyväksytyn käännöksen?
Virallisesti hyväksytyn käännöksen voi tehdä auktorisoitu kääntäjä, joka on läpäissyt Opetushallituksen virallisen auktorisointikokeen. Auktorisoitu kääntäjä vahvistaa käännöksen allekirjoituksellaan ja leimallaan, mikä tekee siitä oikeaksi todistetun käännöksen, jonka viranomaiset hyväksyvät.
Auktorisoitujen kääntäjien rekisteri on julkinen, ja sen ylläpidosta vastaa Opetushallitus. Suomessa auktorisoituja kääntäjiä on useimmille yleisimmille kielipareille, kuten englanti, saksa, ruotsi, venäjä ja ranska. Harvinaisempien kielten kohdalla tilanne voi olla haastavampi, jolloin käännöstoimisto voi auttaa löytämään oikean ammattilaisen.
Tietyissä tilanteissa myös notaarin vahvistama käännös tai apostille-todistuksella varustettu asiakirja voidaan hyväksyä, mutta tämä riippuu vastaanottavasta viranomaisesta ja käyttötarkoituksesta. Epäselvissä tilanteissa kannattaa tarkistaa vaatimukset suoraan asianomaiselta viranomaiselta ennen käännöksen tilaamista.
Miten tilata viranomaiskelpoinen käännös nopeasti?
Viranomaiskelpoinen käännös tilataan ottamalla yhteyttä käännöstoimistoon, jolla on auktorisoituja kääntäjiä kyseiselle kieliparille. Toimitusaika riippuu asiakirjan pituudesta ja kieliparista, mutta kiireelliset tilaukset voidaan usein toimittaa yhden tai kahden arkipäivän kuluessa.
Tilauksen tekeminen on suoraviivaista. Käytännössä prosessi etenee näin:
- Toimita alkuperäinen asiakirja käännöstoimistolle sähköisesti tai fyysisesti.
- Kerro käyttötarkoitus, jotta kääntäjä voi varmistaa oikean muodon ja terminologian.
- Sovi toimitusaika ja hinta. Kiireellisiin toimeksiantoihin on usein mahdollista saada pikapalvelu.
- Vastaanota valmis, auktorisoidun kääntäjän allekirjoittama käännös.
Käännös-Aazetilla on lähes 40 vuoden kokemus juridisten asiakirjojen ja viranomaisasiakirjojen kääntämisestä. Autamme lakitoimistoja, yksityishenkilöitä ja yrityksiä saamaan tarvitsemansa käännöspalvelut nopeasti ja luotettavasti. Voit pyytää tarjouksen suoraan verkkosivuiltamme tai ottaa yhteyttä asiantuntijoihimme, jotka auttavat valitsemaan juuri oikean ratkaisun tilanteesi mukaan.